Jak działa eProwadzenieBiura.pl


Na schemacie poniżej przedstawiono uproszczony schemat funkcjonowania eProwadzenieBiura.pl.

Pracę rozpoczynamy od zaimportowania danych klientów oraz cennika czynności dodatkowych, które również można wprowadzić ręcznie. Wprowadzając dane klienta, należy pamiętać o wskazaniu księgowego i kadrowego prowadzącego klienta oraz US i ZUS-ów, do których wysyłane są deklarację. Wybieramy również szablon zadań dla teczek oraz szablon informacji klienta o wynikach podatkowych. Przypisujemy do klienta warunki umowy, które umożliwią automatyczne fakturowanie.

Gdy klient dostarczy dokumenty za poprzedni miesiąc tworzymy teczkę podatkową. Teczka zawiera listę zadań do wykonania. Księgowy część tych zadań może przekazać do realizacji innemu pracownikowi, a sam tylko nadzoruje ich wykonanie. Księgowy wpisuje do teczki wyniki podatkowe, np. podatki do zapłaty, przychód, koszty i dochód firmy. Dane te mogą być również zaimportowane z programu księgowego. Księgowy oznacza jakie deklaracje wykonał dla klienta. eProwadzenieBiura.pl pozwala na analizę stanu przygotowania deklaracji oraz przygotowanie list wysyłkowych deklaracji do poszczególnych urzędów. Na podstawie danych z teczki system automatycznie przygotowuje e-mail dla klienta z wynikami. Księgowy po zakończeniu pracy nad teczką za dany miesiąc odkłada ją. Przygotowując protokół wydania dokumentów teczki podatkowe zostają wydane klientowi.

Analogicznie postępujemy w chwili, gdy klient dostarcza dokumenty do listy płac. Zakładana jest teczka ZUSowska, z listą zadań do wykonania. Teczka może zawierać również dane do listy płac, którą klient wprowadził poprzez Panel Internetowy. Podobnie jak do teczki podatkowej, kadrowy podaje wysokość składek ZUS do zapłaty, zaznacza listę wykonanych deklaracji oraz przygotowuje e-mailową informację dla klienta. Zakończona teczka oczekuje na wydanie klientowi. Wydanie teczek potwierdzone jest protokołem.

Pracownicy zaznaczają w programie wykonanie dla klientów dodatkowych czynności, które wybiegają poza ramy podpisanej umowy. Takie zrealizowane czynności zostaną automatycznie doliczone do najbliższej faktury. Pracownik sekretariatu dla wszystkich klientów przygotowuje automatycznie faktury VAT. Faktura VAT może być wydrukowana i wysłana zdarzeniem typu e-mail do klienta. Jeśli zajdzie taka potrzeba dla faktury VAT mogą być przygotowywane faktury VAT korekta. Dla faktur VAT istnieje możliwość zaznaczenia, że faktura została zapłacona. W przypadku nie zapłacenia jej w terminie możliwe jest stworzenie listy dłużników i wezwań do zapłaty.

Dla klientów widoczna jest historia korespondencji z przesłanymi wynikami podatkowymi i fakturami. Można również planować nowe zdarzenia takie jak terminy, spotkania, telefony. W tym przypadku system pokazuje te zdarzenia w terminarzu. System udostępnia klientom wybrane informacje na przykład o podatkach, wynikach firmy lub składkach ZUS i płatnościach za usługi biura poprzez Panel Internetowy na stronie WWW. Dane udostępniane są automatycznie bez potrzeby ich przepisywania.