Obieg reklamacji


eObiegiDokumentow.pl można uzupełnić o obieg reklamacji. Obieg zapewnia:

  • przejście z papierowej formy zgłaszania reklamacji na elektroniczną
  • możliwość zarejestrowania zgłoszenia reklamacyjnego za pomocą gotowego formularza przez Panel Internetowy
  • zebranie wszystkich niezbędnych informacji dotyczących reklamowanego produktu
  • wykorzystanie wielostopniowego mechanizmu akceptacji
  • powiadamianie klienta końcowego o etapach w procesie reklamacyjnym za pomocą SMS lub e-mail
  • wykorzystanie gotowej karty reklamacyjnej, którą można dostosować do własnych potrzeb
  • monitorowanie terminów związanych z obsługą reklamacji

Stopień zaawansowania obiegu:


Zakup obiegu:
Cena za obieg: 200 punktów


Masz pytania lub uwagi?
Porozmawiaj z konsultantem: 


Zadzwoń do nas: 32 346-11-08
Napisz e-mail z zapytaniem: pytania@tenvirk.pl



Dlaczego warto?

Warto korzystać z naszego serwisu ze względu na szeroki zakres funkcji umożliwiających budowę i obsługę reklamacji oraz formularzy online.

Analizy danych i statystyki
Dane z reklamacji mogą być analizowane i przedstawiane za pomocą wykresów i tabel.

Integracja z innymi systemami
Dane z formularzy możesz prosto wyeksportować do pliku tekstowego, XML lub Excel. Dane z formularzy można także przekazać do innych systemów poprzez API używające technologii WebServices lub ActiveX.

Tworzenie rozbudowanych reklamacji
Reklamacje mogą zawierać pola tekstowe, liczby, kwoty, daty, listy rozwijane, pliki, zdjęcia i inne. Dane z reklamacji mogą tworzyć automatyczne wpisy z danymi firmy i osoby kontaktowej klienta.

Projektowanie dowolnych raportów
Dane z reklamacji mogą być drukowane za pomocą raportów lub przesyłane e-mailem w postaci PDF. Możliwe jest zaprojektowanie raportów graficznym projektantem.

Walidacja danych reklamacji
Pola na ankiecie mogą być wymagane. Dane z reklamacji mogą być też sprawdzane.

Budowa mechanizmów przetwarzania reklamacji
Dane z reklamacji mogą być podstawą do rozpoczęcia obiegu dokumentów. W ten sposób jeśli zostanie wypełniona reklamacja, to możliwe jest zaprojektowanie sposobu dalszego ich przetwarzania.

Jak działa obieg?

Zobacz na filmie jak to działa...

Obieg reklamacji może być rozpoczęty przez pracownika lub przez klienta. Do dyspozycji klienta jest gotowy formularza w Panelu Internetowym na stronę www. W pierwszej kolejności należy podać nazwę firmy oraz dane kontaktowe, szczegóły reklamowanego towaru, przyczynę reklamacji i propozycje dotyczące rozpatrzenia reklamacji. Jeżeli reklamowany towar jest dostarczony osobiście drukujemy protokół reklamacyjny, który dołączamy w formie pliku do obiegu. Po wprowadzeniu tych danych system przygotuje informację do klienta dotyczącą zarejestrowaniu reklamacji i nadaniu jej numeru ID. Na tym etapie musimy podjąć odpowiednią decyzję dalszego postępowania z reklamacją, możemy wybrać:
Zewnętrzny serwis - podajemy nazwę serwisu zewnętrznego, datę wysłania towaru, nr listu przewozowego. System przygotuje informację do klienta o wysłaniu towaru do serwisu zewnętrznego. Należy sprawdzić czy serwis zewnętrzny odpowiedział w wyznaczonym terminie np. 14 dni. Na tym etapie uzupełniamy dane w systemie w zależności od decyzji klienta. Jeżeli klient zgadza się z wynikiem reklamacji, należy wpisać datę zwrotu towaru do klienta, a system wygeneruje informację. Podajemy datę ostatecznego zamknięcia reklamacji i ewentualne uwagi. Jeżeli klienta nie zgadza się wynikiem reklamacji, należy wpisać powód odmowy, zdarzenie trafia do grupy Zarząd i na podstawie informacji od tej grupy, należy podjąć odpowiednią decyzję: wymienić towar, ponownie wysłać do serwisu zewnętrznego, wystawić fakturę korygującą lub odrzucić reklamację.
Wystawienie korekty faktury zakupowej - wprowadzamy numer faktury korygującej, oraz datę wysłania faktury do klienta. System wygeneruje informacje do klienta. Podajemy datę ostatecznego zamknięcia reklamacji i ewentualne uwagi.
Odrzucenie reklamacji - należy podać przyczynę odrzucenia reklamacji. W zależności od sposoby zwrotu towaru (wydanie osobiste lub wysyłka towaru). System wygeneruje informacje do klienta. Podajemy datę ostatecznego zamknięcia reklamacji i ewentualne uwagi.
Wymiana towaru - należy załączyć plik ze zdjęciem wadliwego towaru, wpisać numer wydania wewnętrznego wymienionego towaru, wybrać dostawce wadliwego towaru, oraz podać datę wydania lub wysłania towaru do klienta. System wygeneruje informacje do klienta. Podajemy datę ostatecznego zamknięcia reklamacji i ewentualne uwagi.
Naprawa reklamowanego towaru - wpisujemy opis wykonanych napraw, podajemy datę wydania lub wysłania towaru do klienta. System wygeneruje informacje do klienta. Podajemy datę ostatecznego zamknięcia reklamacji i ewentualne uwagi.

Pamiętaj, że opisywany obieg jest przykładem i może być po wczytaniu dostosowany do sytuacji w firmie. Dostosować można zakres zabieranych informacji i sposób przebiegu dokumentu w firmie.

Dla nowych Użytkowników mamy specjalną promocję pomagającą zacząć pracę: pierwsze szkolenie z używania obiegu - GRATIS!

Jak uruchomić obieg?

Zobacz na filmie jak przygotowuje się formularz reklamacji...

Ten obieg dokumentów dostarczany jest w postaci pliku XTF, który można zainstalować w systemie eObiegiDokumentow.pl jako gotowy predefiniowany obieg.

Aby wczytać obieg uruchom program kliencki eObiegiDokumentow.pl i przejdź do opcji z menu "Ustawienia/Szablony formularzy użytkownik w obiegach dokumentów" i kliknij na klawisz paska menu „Nowy z pliku”. Postępuj zgodnie z dalszymi instrukcjami.

Po zainstalowaniu będziesz mógł ten obieg dostosować do wymagań Twojej firmy. Możesz zmienić pola w obiegu i sposób jego przechodzenia pomiędzy grupami osób (działami firmy) lub poszczególnymi osobami.
Ponieważ praca z eObiegiDokumentow.pl rozliczana jest za pomocą punktów to zainstalowanie obiegu powoduje pobranie ilości punktów określonej powyżej w sekcji „Zakup obiegu”.