funkcje eProwadzenieBiura.pl


Ewidencje i rozpoczęcie pracy z serwisem:

  • Asystent Biznesowy dostępny po uruchomieniu programu dający szybki dostęp do najważniejszych funkcji oraz zadań i podający liczbę dokumentów,
  • rejestracja dowolnej liczby pracowników - użytkowników mających dostęp do serwisu, podział na księgowych, kadrowych, sekretariat i zarząd,
  • rejestracja danych klientów wraz z parametrami umowy, opiekunami i osobami kontaktowymi,
  • rejestracja innych adresów tymczasowych,
  • dostęp do danych adresowych i numerów kont bankowych US i ZUS,
  • import z plików XLS (Excel), TXT, XML - danych adresowych (klientów, osób kontaktowych, cenników czynności dodatkowych).
Ewidencja stanu prac biura rachunkowego:

  • przyjmowanie dla klienta teczek podatkowych na dany miesiąc zawierających protokół przyjęcia dokumentów źródłowych do ustalenia podatków,
  • przyjmowanie dla klienta teczek ZUS na dany miesiąc zawierających protokół przyjęcia danych do listy płac do ustalenia składek ZUS i przygotowania listy płac,
  • tworzenie zakresu zadań do wykonania (z szablonów) w ramach przetwarzania teczki podatkowej dla księgowego lub teczki ZUS dla kadrowego,
  • rejestracja czynności dodatkowych poza standardową obsługą podatkową i kadrową dla klienta,
  • rejestracja brakujących dokumentów oraz zaleceń dla klienta,
  • rejestracja stanu wykonania i wysyłki deklaracji podatkowych,
  • narzędzie do graficznego przeglądania stanu zawansowania prac w danym miesiącu w biurze rachunkowych z diagnostyką problemów,
  • narzędzie do kontroli wykonania ryczałtu z sygnalizowaniem przekroczenia założonej minimalnej lub maksymalnej ilości dokumentów i pracowników dla danego klienta ,
  • ręczne podawanie lub import z plików XLS (Excel), TXT, XML - danych o wynikach podatkowych i ZUS z zewnętrznego programu F-K lub KPiR.
Automatyczne fakturowanie:

  • definiowanie warunków umowy z klientem: ryczały, stawka za dokument, stawka za pracownika (różna stawka w zależności od rodzaju umowy o pracę),
  • rejestracja czynności dodatkowo realizowanych przez pracowników wykraczających poza standardową obsługę,
  • mechanizm do automatycznego składania i wystawiania faktur VAT za usługi biura,
  • wysyłka e-faktur w PDF do klientów i podpinanie ich do Panelu Internetowego przez stronę WWW,
  • mechanizm kontroli zadłużenia, oznaczania faktur zapłaconych i tworzenia wezwań do zapłaty
  • faktury korygujące VAT.
Wspomaganie kontaktu z klientami:

  • Panel Internetowy dostępny na stronie WWW dla klientów (zobacz więcej informacji w dziale "Panel internetowy dla klientów biura",
  • administracja dostępem do Panelu Internetowym z możliwością udzielania dostępu dla poszczególnych klientów oraz specyfikacji do jakich informacji mają dostęp,
  • przygotowanie e-maili z szablonu z informacjami o wynikach firmy, podatkach i składkach na ZUS oraz zaleceniach.
Rejestracja zdarzeń i dokumentów:

  • rejestracja zdarzeń typu e-mail z zewnętrznych programów pocztowych (Windows Mail, MS Outlook),
  • skanowanie listów i dokumentów,
  • rejestracja dowolnych innych zdarzeń zawierających załączniki z dokumentami,
  • wersjonowanie załączników w dokumentach, trzymanie historii wszystkich wersji dokumentów,
  • klasyfikacja zdarzeń według klienta (adresu), osoby kontaktowej, innej dowolnie zdefiniowanej drzewiastej klasyfikacji,
  • uniwersalny obieg zdarzeń polegający na możliwości ich załatwiania lub przekazywania,
  • nadzorowanie dotrzymywania terminów,
  • określanie stopnia poufności zdarzeń,
  • możliwość zastępowania innych pracowników (z określeniem uprawnień) dający dostęp do wglądu w korespondencję służbowa z klientem lub w sprawie.
Prowadzenie terminarzy:

  • prowadzenie terminarzy dla wielu pracowników,
  • terminy związane z pracownikiem, klientem (na przykład sprawami kadrowymi i terminami podatkowymi), zasobem, lokalizacją,
  • mechanizmy akceptacji terminów,
  • mechanizm powiadamiania o terminach,
  • synchronizacja terminarza z Google Calendar.
Wyszukiwanie informacji, drukowanie raportów i wyliczanie analiz:

  • tworzenie historii dokumentów pod klientem prowadzonej przez różne osoby i odpowiednio klasyfikowanej z możliwością wyszukiwania poprzez wiele kryteriów,
  • tworzenie historii korespondencji - zdarzeń pod klientem prowadzonej przez różne osoby i odpowiednio klasyfikowanej z możliwością wyszukiwania poprzez wiele kryteriów,
  • dostęp za pomocą zakładek do danych klienta: o osobach kontaktowych, zdarzeniach - korespondencji, teczkach podatkowych, teczkach ZUS, czynnościach dodatkowych, zaleceniach, deklaracjach, fakturach i innych danych klienta,
  • rejestracja historii działań i zmian danych,
  • zestaw gotowych raportów z wydrukami zestawień: klientów, zdarzeń i inne,
  • możliwość dostosowywania raportów,
  • analizy w postaci wykresów i tabel z liczbami umożliwiające analizę między innymi: ilości zdarzeń, porównanie ilości dokumentów i pracowników na księgowych, kadrowych lub klientów i innych.
Integracja, dokumentacja, pomoc techniczna i inne:

  • dostęp do danych serwisu poprzez Web Service z możliwością wykorzystania gotowego komponentu ActiveX - opcja przeznaczona dla programistów i informatyków,
  • import z plików: TXT, XLS, XML,
  • eksport do plików TXT, CSV, HTML, PDF, korespondencja seryjna do Office,
  • podręcznik użytkownik i help wbudowane w program kliencki,
  • możliwość korzystania z pomocy technicznej i porad konsultantów,
  • brak konieczności administracji, archiwizacji lub innych działań informatycznych związanych z używaniem serwisu,
  • dostęp do systemu zabezpieczony jest hasłem a transmisja danych odbywa się szyfrowanym protokołem SSL.